Dans cet article, nous partageons notre retour d'expérience de trois années de développement et d'intégration de l'outil Dunforce auprès de différents bailleurs, membres de réseau comme Action Logement, ACG, 1001 Vies Habitats, etc….
En nous basant sur cette expérience, nous avons pu valider les démarches efficaces. Il a été montré notamment que la définition des profils de locataires et l'automatisation intelligente sont les clés du succès pour maintenir une relation équilibrée avec les locataires et prévenir les impayés de loyer.
Avec notre expérience auprès de bailleurs de l'intégration de Dunforce, le logiciel de prévention des impayés, nous avons constaté que suivre une méthode efficace basée sur l'anticipation, la persistance et la personnalisation est essentielle pour prévenir les impayés de loyer avec succès.
En travaillant avec le secteur du logement social, nous avons réalisé l'importance de commencer la prévention des impayés dès le début de la relation locataire-bailleur. En fournissant aux nouveaux locataires toutes les informations nécessaires sur les modalités de paiement et en les sensibilisant à l'importance de respecter les échéances, nous avons pu prévenir de nombreux cas d'impayés importants.
De plus, en mettant en place des rappels de paiement avant la date d'échéance et en permettant de proposer des plans de remboursement adaptés à la situation financière des locataires, nous avons constaté que le dialogue précoce et proactif permettait de résoudre les problèmes avant qu'ils ne deviennent plus complexes.
A travers cette expérience, nous avons appris qu'il ne faut jamais négliger le suivi régulier et permanent des locataires en matière de paiement du loyer. Même si la dette est minime, il est essentiel de persister dans les relances afin de maintenir un dialogue permanent. Cette approche a montré son efficacité pour responsabiliser les locataires et les inciter à respecter leurs obligations financières.
En restant en contact constant avec les locataires, que ce soit par des rappels avant l'échéance, des résolutions rapides des problèmes de paiement ou des relances régulières pour maintenir une vigilance constante, nous avons pu constater une amélioration significative dans le respect des échéances de paiement.
Notre expérience nous a également montré que l'adaptation des actions de prévention à chaque locataire est essentielle. Chaque locataire a des besoins et des préférences différents, et il est crucial de personnaliser les canaux de communication et les actions de prévention en fonction de ces spécificités.
En offrant aux locataires des options de communication telles que les SMS, les e-mails ou les courriers, et en adaptant les méthodes de paiement selon leurs préférences, nous avons constaté une augmentation significative de l'engagement des locataires et une amélioration de leur respect des obligations financières.
En conclusion, l'expérience avec Dunforce a montré que suivre une méthode efficace basée sur l'anticipation, la persistance et la personnalisation est essentielle pour prévenir les impayés de loyer. En commençant tôt, en maintenant un dialogue permanent et en adaptant nos actions aux besoins de chaque locataire, il a été constaté une réduction significative des impayés et une relation plus équilibrée entre les bailleurs et les locataires.
L'un des éléments clés de notre expérience dans l'optimisation de la prévention des impayés est la définition précise des profils de locataires. Chaque situation nécessite une approche différente pour garantir une relation équilibrée avec les locataires.
Près d'une quarantaine de profils ont été identifiés avec les équipes métiers des bailleurs en fonction de critères spécifiques, que nous appelons les attributs locataires. Ces attributs comprennent des informations telles que le revenu, l'âge, la composition familiale, la présence d'aides au logement (APL, FSL), le mode de paiement (prélèvement, virement), la situation d'arrivée ou de départ, le montant de la dette, la présence de commandements de payer antérieurs, et bien d'autres encore.
En nous basant sur ces attributs, nous avons pu construire des scénarios différents pour chaque profil de locataire, ce qui nous a permis d'adopter une approche spécifique et adaptée à chaque situation. Par exemple, pour les locataires déjà en difficulté financière, nous avons dans les scénarios prioriser les entretiens téléphoniques ou en personne afin de comprendre leur situation plus en profondeur et de proposer des solutions appropriées. Pour les locataires qui connaissent un retard de paiement pour la première fois, les scénarios étaient composés plutôt de relances automatiques pour les sensibiliser rapidement à l'importance du paiement du loyer.
Il est également essentiel de souligner l'importance du multicanal dans l’approche de prévention des impayés. En offrant aux locataires différents canaux de communication tels que les SMS, les e-mails ou les courriers, les gestionnaires ont constaté que cela maximisait les chances d'atteindre les locataires de manière efficace et de favorisait leur engagement dans le processus de paiement.
Grâce à cette approche basée sur la définition de profils spécifiques et l'utilisation d'attributs locataires pertinents, nous avons pu constater une amélioration significative de la capacité des bailleurs à prévenir les impayés de loyer. En personnalisant les actions en fonction des profils des locataires, nous avons pu donner davantage de temps aux équipes pour intervenir de manière ciblée et efficace, ce qui a permis d'éviter les situations de non-paiement et de maintenir une relation équilibrée avec les différents locataires.
A travers cette expérience, nous avons rapidement réalisé que pour gérer efficacement les multiples profils de locataires et les différents scénarios de prévention des impayés, l'automatisation était indispensable. En effet, face au nombre importants de profils, au volume important de locataires et aux multiples canaux de communication, il était impossible de gérer manuellement de manière efficace tout en respectant la méthode de prévention basée sur l'anticipation, la persistance et la personnalisation. C’est pourquoi seule l’automatisation pouvait répondre à ce besoin. Mais évidemment une automatisation intelligente.
Et en connectant notre solution logicielle aux différentes sources telles que les ERP des bailleurs, les CRM ou même des fichiers Excel, nous pouvions lancer ces opérations d’automatisation.
L'intégration de ces données hétérogènes a été rendue possible grâce à un puissant outil de traitement appelé ETL (Extract, Transform, Load) qui nous a permis de reconstruire les informations nécessaires à notre automatisation. Chaque bailleur avait sa propre configuration de traitement des données, ce que nous avons appelé un "Datafix", qui transformait quotidiennement les flux de données tels que les débits, les crédits, les informations sur les locataires, les plans d'apurement, etc.
Grâce à cette infrastructure solide, nous avons pu mettre en place l'automatisation intelligente de nos actions de prévention des impayés chez les différents bailleurs associés au projet. En utilisant les profils et les attributs locataires, ainsi que les données collectées et traitées par notre système, nous étions en mesure de déclencher automatiquement les actions appropriées au bon moment. Les relances préventives avant la date d'échéance, les rappels après rejet de prélèvement ou de virement, les notifications au moment du départ d'un locataire, toutes ces actions étaient lancées de manière automatisée pour maximiser l'efficacité de la prévention telle que le souhaitaient les équipes de recouvrement.
Parallèlement, notre solution permettait aux équipes de suivi de bénéficier d'une vue en temps réel de ce qui se passait. Les tableaux de bord personnalisés et les rapports générés par notre logiciel leur fournissent les informations nécessaires pour suivre l'évolution des impayés, analyser les tendances et prendre des décisions éclairées. Cette transparence et cette visibilité en temps réel ont grandement contribué à renforcer l'efficacité des équipes et à maintenir une relation équilibrée avec leurs locataires.
En conclusion, l'automatisation intelligente s'est avérée essentielle dans cette expérience pour gérer efficacement la prévention des impayés. Grâce à Dunforce, le logiciel puissant capable de traiter les données provenant de différentes sources, nous avons pu mettre en place, pour nos partenaires bailleurs, une gestion automatisée basée sur les profils de locataires et les attributs spécifiques à chaque situation. Cette approche a permis d'optimiser les actions des équipes de gestionnaires, de maximiser l'efficacité de la prévention et de fournir à ces différentes équipes les informations nécessaires pour prendre des décisions éclairées.
En résumé, cette expérience dans l'optimisation de la prévention des impayés dans le secteur du logement social a permis de développer une méthode efficace basée sur l'anticipation, la persistance et la personnalisation. En adaptant les différentes actions aux profils spécifiques des locataires, nous avons pu optimiser les résultats des bailleurs en matière de prévention des impayés de loyer. De plus, l'automatisation intelligente des différentes actions a joué un rôle crucial dans le succès. En effet, à travers les différents tableaux de bords qui ont été déployés, nous avons pu constater les améliorations importantes. Notamment un gain de temps conséquent, les tâches à faible valeur ajoutée étant automatisées en moyenne à 91%. Permettant aux équipes d’améliorer ainsi le temps de traitements des dossiers. Nous avons vu une amélioration de près de 45% sur le temps de traitement des tâches, gagnant plusieurs jours sur la gestion d’une situation.
Grâce à l'automatisation, il est possible de gérer efficacement un grand nombre de profils de locataires et de scénarios de prévention des impayés. En utilisant un logiciel intelligent comme Dunforce, capable de traiter des millions de données provenant de différentes sources, nous avons pu déclencher automatiquement les actions appropriées aux moments opportuns, en maximisant l'efficacité de la démarche de prévention. Cela a permis de réduire considérablement les impayés de loyer et d'améliorer la relation avec les locataires.
L'automatisation a finalement libéré le temps nécessaire pour les équipes de recouvrement des bailleurs, leur permettant de se concentrer sur les situations plus complexes et d'apporter une attention personnalisée aux locataires qui en ont le plus besoin. En combinant une méthode efficace, basée sur l'anticipation, la persistance et la personnalisation, avec l'automatisation intelligente, nous avons pu obtenir des résultats remarquables dans la prévention des impayés de loyer.
Cependant, il est important de souligner que l'automatisation ne remplace pas le rôle essentiel de l'équipe dans le processus de prévention des impayés. Les gestionnaires restent indispensables pour analyser les données, prendre des décisions éclairées et maintenir une relation de confiance avec les locataires. L'automatisation vient en soutien de leur travail, en leur fournissant les outils et les informations nécessaires pour une gestion efficace des impayés.
En somme, cette expérience dans l'optimisation de la prévention des impayés dans le secteur du logement social a démontré que la combinaison d'une méthode efficace, de l'automatisation intelligente et d'une équipe compétente est la clé du succès. En anticipant, en persistant et en personnalisant les actions mises en place, la solution Dunforce a pu aider à prévenir les impayés de loyer et maintenir une relation équilibrée avec les locataires des bailleurs. L'automatisation intelligente renforce la capacité à gérer efficacement les impayés, libérant du temps pour les tâches complexes et permettant une gestion optimisée des différents profils de locataires. Avec cette approche complète, nous sommes convaincus que la prévention des impayés de loyer peut être une réussite dans le secteur du logement social.
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